一、前言
    記錄表格是為收集和報(bào)告所需的信息規(guī)定具體要求的文件，是實(shí)驗(yàn)室管理體系文件的組成部分，它是開展檢驗(yàn)活動(dòng)的見證性文件，是對(duì)已完成的檢驗(yàn)工作各環(huán)節(jié)的真實(shí)記載。
    在質(zhì)量保證體系中，記錄表格的形式多種多樣，有計(jì)劃表格、控制表格、檢驗(yàn)/檢查表格、報(bào)告表格等，記錄表格屬于執(zhí)行性文件的一種，組織中的有關(guān)人員應(yīng)按照表格的規(guī)定收集信息并填寫表格以形成記錄，記錄表格應(yīng)按照質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等執(zhí)行性文件的要求進(jìn)行控制和管理，并結(jié)合實(shí)際需要及時(shí)進(jìn)行修訂，因此，對(duì)記錄表格要實(shí)施版本控制。
    實(shí)驗(yàn)室要真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)檢測活動(dòng)，就需要編制好一套簡潔明了、方便實(shí)用且符合實(shí)際工作要求的記錄表格。
二、編制記錄表格的要求
(一)記錄表格的充分性
    記錄表格應(yīng)盡可能全面地反映檢測工作的全過程以及管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。但這并不意味著記錄越多越好，原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則。
    在編制記錄表格時(shí)，要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，除依據(jù)檢測標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的必需信息外，記錄應(yīng)包括參與采樣或抽樣、樣品制備、儀器設(shè)備、環(huán)境條件、檢測地點(diǎn)、檢測時(shí)間、檢測依據(jù)、檢測人員、核驗(yàn)人員等，確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。
(二)記錄表格的實(shí)用性
    在確定每一記錄的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)考慮記錄的實(shí)用性，保證記錄檢索方便。對(duì)于事實(shí)上無法獲得的數(shù)據(jù)，或現(xiàn)有條件得到的數(shù)據(jù)是不真實(shí)的，以及對(duì)那些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不應(yīng)體現(xiàn)在記錄中。因此，記錄除應(yīng)按照統(tǒng)一要求設(shè)計(jì)外，還應(yīng)廣泛吸收其他實(shí)驗(yàn)室的經(jīng)驗(yàn)，緊密結(jié)合本單位實(shí)際。
(三)記錄表格的規(guī)范性
    標(biāo)準(zhǔn)化的記錄格式應(yīng)統(tǒng)一，以便于填制、統(tǒng)計(jì)和分析，同時(shí)也為進(jìn)一步使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)，如有國際、國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)優(yōu)先使用規(guī)定的統(tǒng)一格式。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚，以滿足可追溯性的要求。
(四)記錄表格的方便性
    記錄的設(shè)計(jì)盡可能方便使用者使用，在保證信息全面的情況下，需要手工填寫的內(nèi)容盡可能少，盡可能簡單。
三、記錄表格的編制過程
    每一種記錄都是一種受控文件，都應(yīng)有文件名稱、文件編號(hào)、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、批準(zhǔn)日期、實(shí)施日期等信息，這是文件受控的7要素。記錄要有合訂本和目錄。
(一)記錄表格設(shè)計(jì)
    記錄表格的設(shè)計(jì)和正確使用集中表明了實(shí)驗(yàn)室的管理水平與技術(shù)水平，是管理體系正常運(yùn)行的有力證據(jù)，也是證明檢測結(jié)果準(zhǔn)確、可靠的第一手證據(jù)。在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)怕麻煩，做了工作不填表的現(xiàn)象，接受外部評(píng)審時(shí)不能提供相關(guān)證據(jù)。因此，在記錄表格設(shè)計(jì)上應(yīng)力求信息全面且使用方便。
(二)審核和批準(zhǔn)
    匯總所有記錄表格，組織有關(guān)部門進(jìn)行審核。審核時(shí)，應(yīng)從管理體系的整體性出發(fā)，重點(diǎn)在各表內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表格的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性。審核并作相應(yīng)修改后，報(bào)最高管理者或技術(shù)負(fù)責(zé)人或質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、發(fā)布。
四、記錄表格的分類及內(nèi)容
(一)記錄表格的分類
    記錄一般分為管理記錄和技術(shù)記錄兩大類。管理記錄指實(shí)驗(yàn)室管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的記錄，如合同評(píng)審、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、文件發(fā)放、會(huì)議簽到等。技術(shù)記錄是進(jìn)行檢測所得的數(shù)據(jù)和信息的累積，也是檢測是否達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量或過程參數(shù)所表明的信息。具體信息一般應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、項(xiàng)目、儀器設(shè)備、環(huán)境設(shè)施、采用方法、實(shí)施過程、相關(guān)人員、樣品描述等。
(二)記錄表格的內(nèi)容
    記錄表格中應(yīng)包含足夠的信息，以便能再現(xiàn)檢測過程。一般包括以下幾個(gè)方面：
1.記錄名稱。反映檢測項(xiàng)目等記錄對(duì)象。
2.記錄編碼。編碼是每種記錄的識(shí)別標(biāo)記，每種記錄只有一個(gè)編碼。
3.記錄序號(hào)。序號(hào)是某種記錄中每張記錄的唯一性標(biāo)識(shí)。
4.記錄內(nèi)容。按記錄對(duì)象要求確定編寫內(nèi)容。
5.記錄人員。包括記錄檢驗(yàn)人、核驗(yàn)人等。
6.記錄時(shí)間。按活動(dòng)時(shí)間填寫，應(yīng)記錄年、月、日；有的還需記錄時(shí)、分。
7.記錄地點(diǎn)。管理記錄應(yīng)記錄管理活動(dòng)的地點(diǎn)，技術(shù)記錄應(yīng)記錄檢測的地點(diǎn)。