2020年1月10日，生態環境部正式發布了HJ 8.2-2020《生態環境檔案管理規范 生態環境監測》（以下簡稱“該標準”），將于4月1日起實施！小迪在此提醒各級生態環境主管部門所屬生態環境監測機構（部門），需注意本監測機構（部門）的檔案管理工作是否滿足該標準的要求。另外，其他（生態）環境監（檢）測機構（實驗室）可以參照該標準來實施檔案管理工作。

首先，小迪依據該標準制作了生態環境監（檢）測機構（實驗室）檔案管理流程圖便于直觀理解：

其次，小迪依據該標準分析生態環境監（檢）測機構（實驗室）檔案管理實際工作中需要主要的幾個點：

一、受控外來文件

    1.  HJ 8.2-2020《生態環境檔案管理規范 生態環境監測》；

    2.  該標準中引用的8個規范性文件。

    二、確定實驗室內部的檔案分類系統（案卷的分類與編號）

    三、確定實驗室內部的各級檔案內容、格式及保存期限

    四、成立檔案鑒定工作小組、保密部門

    五、修訂實驗室管理體系文件

    1. 核查質量手冊、程序文件中涉及檔案管理的內容，是否滿足該標準要求；

    2. 程序文件中原有的檔案交接/歸檔記錄格式按照該標準附錄B的格式進行修訂；
    3.依據該標準制定適合本實驗室的檔案管理作業指導書，引入本文第二至四條內容。     
    六、歸檔電子文件

    1. 電子文件（含電子數據）應采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式，滿足長期保存的格式要求。

    2. 電子文件的歸檔按照GB/T 18894、 DA/T 38有關規定執行。

    3. 歸檔電子文件應當和紙質文件保持一致，并與相關聯的紙質檔案建立檢索關系。

    4. 具有重要價值的電子文件應當同時轉換為紙質文件歸檔。

    5. 電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存備份2套。

   七、建立卷宗

    1. 根據本文第二條確定的實驗室內部檔案分類系統進行建立檔案卷宗；

    2. 按照該標準附錄C的要求建立案卷目錄、卷內目錄和卷內備考表。

    八、檔案的保管與鑒定

    1.  定期對室存生態環境監測檔案進行鑒定，對保管期限和密級需調整的案卷，進行調整。

    2.  銷毀檔案需要特別注意“待銷毀檔案須由鑒定工作小組成員簽字后方可銷毀”、“檔案的銷毀由檔案部門組織實施，銷毀工作由本單位檔案部門及保密部門人員（2 人以上）進行現場監督，并在銷毀清冊上簽字”、“電子檔案和檔案數字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質外，還應當確保電子檔案和檔案數字復制件從系統中徹底刪除”等。